Фискализация без боли. Как выбрать программный РРО

10 декабря 2021, 10:19

С 1 января 2022 года вступит в силу закон, согласно которому компании обязаны использовать регистраторы расчетных операций (РРО), чтобы фискализировать продажи.

Разберемся, кого касаются новые правила, как внедрить кассовый аппарат без лишних хлопот и затрат, а также каким образом программные РРО могут вывести бизнес на новый уровень.

Видео дня

Кто подпадает под действие закона

Раньше РРО были обязательны только для некоторых видов бизнеса: если компания торгует подакцизными товарами, особыми группами продукции, например, медикаментами, или получает годовой доход свыше 220 размеров минимальной зарплаты (в 2021 году это 1,32 млн грн).

Но, по новому закону, с 2022 года фискализировать свои продажи должны все ФОП второй-четвертой группы, которые совершают расчетно-кассовые операции. Другими словами, если бизнес принимает от клиентов оплату только в виде банковского перевода по реквизитам — можно работать без фискализации. А если клиенты расплачиваются наличными или банковской картой — нужен РРО. Теперь фискальные регистраторы понадобятся многим компаниям из сегмента малого и среднего бизнеса, которые раньше обходились без них. В их числе — кофейни и рестораны, гостиницы, турагентства, интернет-магазины.

А если не спешить с внедрением РРО?

За первую транзакцию без фискализации бизнесу придется заплатить штраф в размере 100% от суммы чека. За каждую следующую — 150%.

До конца карантина действует мораторий на проверки ФОП — но он не распространяется на кассовую дисциплину. Другими словами, налоговая имеет право проверить, работает ли бизнес с РРО, и применить санкции в случае нарушений.

А даже если инспекторы не нанесут визит в этом году, они могут сделать это позже и проверить документы за последние три года. Если обнаружат транзакции за 2022 год без использования РРО — оштрафуют по тем нормам, которые будут действовать в год проверки. Скорее всего, со временем санкции станут еще более строгими, чем предусмотрено сейчас. Поэтому затягивать с внедрением РРО не стоит. Если придерживаться требований закона, можно избежать лишних проблем.

Классические vs программные РРО

По закону, бизнес может выбрать любой из двух видов фискальных регистраторов:

  • Классические РРО — выглядят как кнопочные кассовые аппараты или устройства вроде небольших принтеров. Их ключевая функция — печатать фискальные чеки.
  • Программные РРО (пРРО) — приложения для телефона, планшета или компьютера. Они регистрируют расчетные операции и автоматически передают данные в налоговую в электронном виде.

Программные РРО появились недавно: украинским компаниям разрешили их использовать с 1 августа 2020 года. Такие регистраторы особенно популярны среди малого бизнеса, потому как они дешевле и компактнее, чем «железные» устройства. К тому же их проще подключить и использовать. Рассмотрим подробнее.

poster
Дайджест главных новостей
Бесплатная email-рассылка только лучших материалов от редакторов NV
Рассылка отправляется с понедельника по пятницу

Расходы. Классический фискальный аппарат стоит от 6−8 тыс. грн, его обслуживание — 200−300 грн в месяц. Тогда как для работы программного РРО достаточно купить электронное устройство — к примеру, планшет за 2 тыс. грн, а обслуживание обойдется от 0 до 150 грн в месяц.

Компактность. Для установки классического РРО требуется свободное пространство. Это может стать проблемой, например, для маленьких кофеен, которые продают напитки навынос, и у них в зоне выдачи просто нет места для размещения громоздкого оборудования. Им удобнее фискализировать продажи с планшета.

Процедура регистрации. Раньше на регистрацию классического регистратора нужно было закладывать от пяти суток. Сейчас процедуру упростили, она занимает два-три дня. Но в случае с пРРО все еще проще — его можно зарегистрировать за несколько часов. Вся процедура проходит онлайн в электронном кабинете налогоплательщика.

Хранение z-отчетов. «Железный» регистратор позволяет распечатывать z-отчеты: затем их нужно хранить три года, чтобы показать налоговым инспекторам в случае проверки. С помощью программного РРО можно передавать z-отчеты в налоговую автоматически, а также сохранять их в электронном виде — как в «облаке», так и на своем компьютере. Показать их проверяющим тоже можно с экрана — не нужно тратить время на бумажную работу.

Работа с чеками. Если бизнес использует классические РРО, он обязан печатать бумажные чеки. Программные регистраторы дают большую гибкость: чек можно отправить покупателю в электронном виде — на e-mail или по SMS. И только если клиент требует — предоставить ему печатный вариант. Это позволяет компаниям экономить на бумаге.

Офлайн-работа. Классические регистраторы могут работать без интернета до 7 суток — затем бизнесу необходимо вручную фискализировать все чеки, которые выдали за это время. У пРРО срок офлайн-работы меньше — до 36 часов, но не больше чем 168 часов в месяц. За этот период компания имеет право обработать до 2 тыс. чеков. Но зато при появлении интернета эти данные отправятся в налоговую автоматически.

Типы программного РРО

В налоговой выделяют четыре типа программных регистраторов. В зависимости от того, как и где вы планируете фискализировать продажи, нужно выбрать вариант, который вам подходит:

  • Стационарный пРРО — установлен на конкретную хозяйственную единицу и используется по зарегистрированному адресу. Подойдет для компаний, которые ведут продажи в одном и том же помещении — например, кофейни с залом или стационарные киоски.
  • Переносной пРРО — зарегистрирован на конкретную хозяйственную единицу (например, автомобиль), но может использоваться на всей территории Украины на такой хозяйственной единице. Подойдет для компаний, которые выдают чеки по разным адресам — например, мобильные точки уличной еды или рестораны в формате dark kitchen (работают только на доставку).
  • «Касса самообслуживания» — установлена на конкретную хозяйственную единицу и используется по зарегистрированному адресу, при этом ее можно применять без привлечения кассира (например, платежный терминал). Подойдет для компаний, которые позволяют клиентам оплачивать заказ самостоятельно на терминале — такую возможность зачастую предлагают в ресторанах быстрого питания.
  • Интернет-торговля — установлен на конкретную хозяйственную единицу и используется по зарегистрированному адресу, при его применении можно привлекать кассира. Подойдет для компаний, которые принимают заказы через сайт — например, интернет-магазины.

Если нужно, бизнес может использовать сразу несколько типов пРРО. Так, для ресторана, который обслуживает гостей в зале и предлагает доставку, понадобятся и стационарный, и переносной регистраторы. А если в зале есть еще и терминал, то стоит подключить также «кассу самообслуживания».

Перспективы для бизнеса

Самый простой вариант для компаний — подключить бесплатный программный РРО, который разработали в налоговой. Пока что доступны версии под Android и Windows, в будущем должна появится и программа под iOS.

Основной недостаток этого продукта в том, что у него достаточно ограниченная функциональность: он позволяет только фискализировать расчетные операции и работать с электронными чеками. Нет офлайн-режима, благодаря которому бы чеки, выданные за время работы без доступа к интернету, отправлялись в налоговую автоматически.

Альтернатива — использовать коммерческие пРРО, они стоят до 150 грн в месяц. Программы от разных производителей могут отличаться друг от друга по функциям. К примеру, в пРРО от Poster уже сейчас можно работать в офлайн режиме, а у некоторых других решений эта возможность пока отсутствует. Кроме этого, коммерческие пРРО предоставляют бизнесу дополнительные возможности — благодаря интеграции с различными системами автоматизации заведений и магазинов.

Например, можно наладить товарный и складской учет: программа будет автоматически мониторить продажи и проверять остатки продукции на складе. Скажем, в кафе заканчивается какой-то продукт — и система заранее присылает уведомление, что пора его закупить.

Также системы автоматизации позволяют настроить аналитику и отслеживать, кто из сотрудников делает больше всего продаж, какие товары самые прибыльные, у каких себестоимость начинает превышать норму и т. д. А статистика по пиковым часам нагрузки на продавцов даст возможность лучше планировать число персонала на смене.

предоставлено автором
Фото: предоставлено автором

С помощью программ для учета можно следить и за финансовыми показателями: контролировать деньги в кассе, отслеживать расходы компании по разным категориям, прогнозировать прибыль. А если вдруг придет налоговая с проверкой, не нужно подготавливать «гору» печатных документов — все отчеты доступны в электронном виде. Это особенно актуально для предпринимателей, которые до сих пор ведут учет в Excel или «на листочках». В таком случае новые законодательные требования — хороший повод, чтобы пересмотреть и улучшить бизнес-процессы компании благодаря технологиям. Ведь как бы мы ни хотели избежать массовой фискализации, скорее всего никакой отмены или переноса закона уже ждать не стоит.

Показать ещё новости
Радіо NV
X