Автоматизация бизнес-процессов. Что это и когда использовать

24 сентября 2019, 09:30

Стоит ли заменять сотрудников роботами. Как посчитать окупаемость

Наверняка тренд цифровизации и автоматизации задел каждую сферу жизни современного человека: закупки, логистика, торговля, общественное питание и гостиничный бизнес — эти и другие отрасли уже активно пользуются услугами роботов и другими благами цифровой эры. Понемногу в эти тенденции вливаемся и мы, украинцы. Мы все больше начинаем доверять чат-ботам, делаем заказ в фастфудах, используя автоматы самообслуживания, а в медиапространстве все чаще звучат такие понятия, как «электронная демократия» и «большой брат».

Видео дня

Развиваясь, технологии начинают все больше влиять на дальнейшую судьбу человека — роботы и автоматизация активнее вытесняют homo sapiens с их места под солнцем. Многие страны уже бьют тревогу, поскольку программы и алгоритмы не только могут заменить собой человека в некоторых специальностях, но и косвенно влияют на ряд других отраслей. Например, если США начнут активно использовать самоуправляемые грузовики, это может привести к исчезновению сотен и тысяч придорожных кафе и мотелей — в них просто не будет клиентов, ибо программе не нужны ни сон, ни еда. И это лишь один из элементов длительной экономической цепи.

Но вместе с тем, в автоматизации есть множество преимуществ, которые, при правильном подходе, могут принести пользу как бизнесу, так и его работникам. О примерах таких подходов, которые мы, собственно, реализуем для наших зарубежных заказчиков, я расскажу в этой колонке.

Роботы и сферы их применения

Прежде чем мы перейдем к кейсам, не лишним будет объяснить, что мы подразумеваем под словом «роботы». Сегодня это не только не столько) классические в нашем понимание творения из пластика, железа и микросхем, а софт — программное обеспечение. Такие роботы называются RPA (Robotic Process Automation), боты. Они имитируют поведение человека, взаимодействуя с другими компьютерными интерфейсами, а их главная задача — взять на себя большую часть рутинной монотонной работы, которая присуща почти в каждой компании. Именно о самых простых для понимания кейсах RPA из нашего опыта и пойдет речь.

Обработка инвойсов. Стандартная практика для поставщика и покупателя — использование инвойсов (накладных), которые доставляются вместе с товаром. Как правило, этот тип документов является стандартизированным — не всегда по форме, но практически всегда по своему содержанию: номер документа, количество товарных единиц и их стоимость, дата поставки и другие детали. Конечно же, затем эти сведения вносятся работниками в какую-то базу данных предприятия. И вот здесь нас ждут часы рутинной работы человека или нескольких людей (особенно если мы говорим о крупном предприятии). А это время работника можно было бы использовать с большей пользой.

Как решается эта проблема? Довольно легко, если на помощь приходят технологии. С помощью RPA мы можем наладить четкий механизм: получатель товара просто фотографирует накладные и загружает их на сервер компании, после чего робот просматривает эти файлы, распознает текст и данные накладной и вносит информацию в базу данных. Конечно, сначала нашего робота надо натренировать — «скормить» ему массивы с примерами данных, с которыми он будет работать. Но замечу, что такой подход не сработает с документами, где текст написан от руки — как правило, решения, которые могут распознавать письмо, стоят дорого, часто они низкоэффективны и выгодны далеко не всем бизнесам.

Такие роботы применяются сегодня в большом количестве индустрий от розничной торговли до сферы здравоохранения.

Роботы с массивами документов для агентства по рекрутингу. Рекрутинговое агентство — это посредник, который за определенную плату помогает компаниям искать работников на разные должности. Обычно им часто приходится получать много скан-копий документов от кандидатов — удостоверение личности и водителя, медицинское страхование, диплом об образовании и пр.

Специалисты агентства, для которого был реализован проект, тратили значительное количество времени на обработку таких документов, их сортировку, внесение в соответствующие базы данных — напомню, что это разные типы информации, подвергавшейся изменениям в зависимости от позиции, на которую рассматривали кандидатов. В некоторых случаях количество документов от одного кандидата превышало 30 единиц.

Робот помог и здесь: благодаря внедрению новых процессов более 70% документов автоматически отсортировывались и отправлялись ответственным специалистам агентства практически без вмешательства человека. Это помогло высвободить время пяти сотрудников и сократить сроки на сбор информации для клиентов компании.

Оптимизация сезонных продаж. Для многих компаний индустрии розничной торговли характерна ситуация, когда одна категория товаров расходится очень быстро, а другая — в течение долгого промежутка времени висит остатками на складе. Часто это вызвано сезонным спросом на те или иные товары, а минимизация убытков зависит от умения специалистов компании прогнозировать спрос. Иногда такие прогнозы базируются на весьма субъективных аргументах.

Для высвобождения средств и повышения доходов такого бизнеса мы применили бота в двух направлениях. Первый — сбор статистической информации по продажам прошлых сезонов и создание прогноза на текущий период. Второй — регулярный анализ остатков на складах магазинов и информирование сотрудников компании о необходимости принять действия относительно того или иного товара. Например, стимулировать продажи отдельной группы товаров с помощью скидок или же, наоборот, заказать больше единиц товара, который демонстрирует высокие продажи. Все эти расчеты происходят практически без вмешательства персонала (но, безусловно, окончательные решения принимают соответствующие работники).

Такой подход помог увеличить продажи на несколько процентов, внедрив прогнозирование спроса, и опять-таки — сэкономив время и средства компании, ибо создание отдельного отдела для прогнозирования, его обучение — не дешевое удовольствие по сравнению с разработкой и поддержкой бота.

Большинство бизнесов, внедряющих автоматизацию, получают еще одно важное преимущество — при разработке ботов часто просматривают принципы организации своей работы, поскольку, прежде чем автоматизировать процесс, необходимо тщательно разобраться в его сути. И, как показала практика, в каждом из кейсов были большие или меньшие возможности по оптимизации существующего бизнес-процесса даже без вмешательства ботов. А проведенный нами сбор и описание информации о наличии процесса просто помог менеджменту идентифицировать недостатки.

На самом деле автоматизировать можно практически любые процессы. Но следует помнить о целесообразности внедрения таких решений

На самом деле автоматизировать можно практически любые процессы. Но следует помнить о целесообразности внедрения таких решений.

Когда нужна автоматизация

Однозначно не стоит бросаться в омут трендов и начинать автоматизировать в своем бизнесе все и везде. Всегда следует помнить о таком важном показателе, как ROI — окупаемость инвестиций, и хорошо понимать внутренние процессы вашей компании. Автоматизация зачастую целесообразна как с точки зрения практичности, так и относительно окупаемости, в следующих случаях:

Львиную долю рабочего времени ваших сотрудников занимает рутинная работа — n-количество людей выполняет задачи по однотипному стандартизированному процессу

Цена человеческой ошибки слишком велика

Когда бизнес быстро развивается, и физически не хватает времени на наем новых людей

Критически важное время на выполнение той или иной операции, лояльность клиентов или доход компании напрямую зависит от скорости реакции на события, а работники не всегда могут среагировать моментально

Для вашего дела характерна сезонность, и необходимо заблаговременно планировать и прогнозировать закупки

Это далеко не исчерпывающий перечень. Но, как показывает опыт, это одни из самых распространенных поводов для того, чтобы задуматься над оптимизацией процессов.

Как подсчитать окупаемость внедрения автоматизации

Здесь все довольно просто. Приведу пример. Внесение информации с одного документа в базу данных занимает 10 минут рабочего времени человека, в течение одного дня в среднем необходимо вносить данные из 100 таких документов. То есть на выполнение этой задачи потребуется 1000 минут — это практически один рабочий день для двух человек. Далее мы разделяем стоимость внедрения робота на сумму месячных расходов на двух работников и получаем период окупаемости инвестиций в автоматизацию процесса. По моему опыту, средний срок окупаемости составляет 4−6 месяцев.

Стоимость таких решений зависит от трех ключевых составляющих: цены самой платформы, на которой создается бот (для простых задач можно использовать даже бесплатные); стоимости работы разработчиков; стоимости дальнейшей поддержки бота.

Кейсы, изложенные в данном материале, — лишь небольшие примеры, наглядно иллюстрирующие, что такое автоматизация и какие преимущества она может предоставить. Но сделаю важное предупреждение: прежде чем начать внедрять у себя IA (Intelligent Automation), следует провести первоначальный анализ существующих процессов и выбор наиболее оптимальных. По своему опыту могу утверждать, что лучший подход — это когда руководитель технического направления и бизнес-аналитик подрядчика, который будет внедрять автоматизацию, имеют возможность несколько дней провести внутри вашей компании и помочь идентифицировать нужные кейсы, определить среди них приоритетные. Такой подход поможет избежать подводных камней, которые будут появляться в процессе, и могут отложить запуск проекта на несколько месяцев.

И хотя, как говорят результаты различных исследований и опросов, подавляющее большинство украинского бизнеса пока еще не торопится с внедрением «разумной автоматизации», убежден, что начало «цифровой революции» среди наших компаний — вопрос ближайшего будущего. Рациональное внедрение автоматизации быстрее конкурентов переносит бизнес в новую лигу, облегчая выход на новые рынки, увеличивая объем операций и оптимизируя взаимодействие с клиентами.

Главное, помнить, что технологии должны помогать раскрывать наш потенциал и повышать эффективность, а не полностью заменять нас собой.

Присоединяйтесь к нам в соцсетях Facebook, Telegram и Instagram.

Показать ещё новости
Радіо НВ
X